Mitarbeiterbeteiligung in der Personaleinsatzplanung – Fiktion oder Realität?

Es sollte ein Erfahrungsaustausch zum Thema Mitarbeiterbeteiligung in der Personaleinsatzplanung werden, heraus kam eine interessante Expertenrunde mit hochaktuellen Einsichten. Zum 10. Jubiläum der GroundStar User Conference versammelten sich 320 Fachleute aus aller Welt beim führenden Branchenevent in Berlin, um Herausforderungen und Lösungsansätze in der Personaleinsatzplanung und Ressourcendisposition zu diskutieren. Das Thema Mitarbeiterbeteiligung ist sehr anspruchsvoll, aber auch sehr vielfältig, nicht nur angesichts der Bandbreite internationaler Perspektiven von Experten aus aller Welt.

Die anwesenden Verantwortlichen für die Dienstplanung wiesen schnell darauf hin, dass Mitarbeiterbeteiligung nur unter Berücksichtigung des Spannungsfeldes aus Kosten/Produktivität, Leistungsqualität und Mitarbeiterinteressen gelingen kann. Insbesondere Dienstleister in der Flugzeugabfertigung sehen sich einem sehr wettbewerbsintensiven Marktumfeld ausgesetzt, in dem Mitarbeiterbeteiligung nur unter engen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen stattfinden kann. Doch nicht nur auf dem Absatzmarkt, sondern auch am Arbeitsmarkt sind Unternehmen ökonomischen Zwängen ausgesetzt, wenn z.B. Mitarbeiter auch für ein geringfügig höheres Entgelt zu Wettbewerbern wechseln.

Welche Wünsche müssen berücksichtigt werden?

Die Bedürfnisse der Mitarbeiter beziehen sich aber nicht nur auf die monetäre Ebene, sondern auch auf die Gestaltung der Arbeitszeit: wenn die Arbeit im Schichtdienst nicht mit privaten Notwendigkeiten vereinbar ist, wird sie im Zweifel nicht angenommen. Die Teilnehmer wiesen darauf hin, dass private Erfordernisse oftmals von den Lebensphasen, beispielsweise der Kinderbetreuung oder der Pflege von Angehörigen, abhängig sind. Grundsätzlich sind sie höchst individuell. Was für den einen Mitarbeiter eine attraktive Arbeitszeitgestaltung ist, kann für andere Mitarbeiter von geringem Interesse sein.

Andere Unternehmen berichteten, dass sie dank attraktiverer Entgelt- und Bonifizierungsmodelle gerade für langjährige Mitarbeiter eine höhere Mitarbeiterbindung realisieren können. Dennoch wurde auch hier erwähnt, dass es über die verschiedenen Arbeitnehmergenerationen hinweg unterschiedlich ausgeprägte Wünsche nach einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung gibt. Die Diskussionsteilnehmer waren sich einig, dass es gerade die jüngeren Arbeitnehmer sind, die zunehmende Erwartungen an die Vereinbarkeit der Arbeit mit ihrem Privatleben stellen.

Interessant war die Diskussion, wie sich die Berücksichtigung von Mitarbeiterinteressen im Unternehmensalltag realisieren lässt. Einige Teilnehmer wiesen auf logische Widersprüche der von den Mitarbeitern geäußerten Wünsche hin, etwa in Bezug auf die Unvereinbarkeit einer Reduktion des Wocheneinsatzfaktors mit dem Wunsch nach kürzeren Diensten. Darüber hinaus wurde geäußert, dass Mitarbeiter auf der einen Seite möglichst frühzeitig und zuverlässig über ihre Dienste informiert werden wollen (was typischerweise eher starre Planungsverfahren impliziert), auf der anderen Seite aber wünschen, dass die Planung sich flexibel auch kurzfristig an persönliche Wünsche anpasst.

Dass die Attraktivität der Arbeitszeitgestaltung ein wichtiger Wettbewerbsfaktor sein kann, berichtete ein Teilnehmer, dessen Unternehmen Mitarbeiter an einen lokalen Wettbewerber verliert, weil dieser eine attraktivere Arbeitszeitgestaltung anbietet, zum Beispiel in Bezug auf garantierte freie Wochenenden.

Wie können Mitarbeiter beteiligt werden?

Lebhaft wurde auch die Diskussion zur Frage, welche Instrumente eingesetzt werden, um die Mitarbeiter an der Planung zu beteiligen. Ein Teilnehmer beschrieb, wie in seinem Unternehmen Wunschdienstverfahren umgesetzt worden sind und dank WorkforcePlus-Optimierungstechnologie die Wunscherfüllungsquote deutlich gesteigert werden konnte. Andere rechneten damit, dass Mitarbeiter dort, wo ihre persönlichen Bedürfnisse und Verfügbarkeiten nicht bereits im Rahmen von Wunschdienstverfahren berücksichtigt werden, die Flexibilität durch nachträgliche Diensttausche erzielt wird.

Mit modernen Mobilapplikationen können Mitarbeiter auf ihre Arbeitszeitgestaltung Einfluss nehmen. Durch den Einsatz von Digitaltechnologie versprachen sich die Teilnehmer aber nicht nur eine Vereinfachung der Abwicklung, sondern auch Mitarbeiterbindungseffekte, gerade bei technologieaffinen jüngeren Generationen. Einige Teilnehmer fanden die Idee attraktiv, die Verantwortung für die gesamte Dienstplanung digitalisiert den Mitarbeitern zu übertragen. Ein Unternehmen berichtete von einem solchen Pilotprojekt. Insgesamt ließ sich jedoch feststellen, dass die Selbstverplanung noch nicht auf breiter Basis in der Praxis angekommen ist.

Was sind die Ergebnisse der Diskussion?

Aus der Diskussion konnte man zahlreiche Erkenntnisse mitnehmen:

• Generell ist der Druck gestiegen, Maßnahmen einer zunehmenden Mitarbeiterbeteiligung umzusetzen. Viele Unternehmen fragen nicht mehr, ob mehr Mitarbeiterbeteiligung umgesetzt werden soll, sondern wie sie umgesetzt werden kann.
• Mitarbeiterbedürfnisse sind höchst individuell und zudem vom Unternehmenskontext, insbesondere der Unternehmenskultur, beeinflusst. Die Beurteilung konkreter Maßnahmen ist daher nur unter Berücksichtigung der spezifischen Rahmenbedingungen möglich.
• Es gilt, die Mitarbeiter bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Mitarbeiterbeteiligung mitzunehmen und einseitige Belastungen zu vermeiden. Selbst wenn die Digitalisierung zu einer stärkeren individuellen Einbindung der Mitarbeiter führt, sollten auch Mitarbeitervertretungen frühzeitig eingebunden werden.
• Die komplexen wechselseitigen Abhängigkeiten verschiedener Realisierungsmöglichkeiten sind zu berücksichtigen. Diskussionen sollten sich auf realistische und ausgewogene Lösungsoptionen fokussieren. Erwartungshaltungen sollten moderiert werden, um nach Möglichkeit Win-Win-Situationen für alle Beteiligten zu realisieren.
• Im Kampf um Arbeitskräfte sind auch Unternehmen im Niedriglohnsektor zu einer wettbewerbsfähigen Entlohnung gezwungen. Ein Entgelt auf oder über Marktniveau ist aber letztlich nur bei ausreichender Arbeitszeitproduktivität zu erzielen, so dass Unternehmen gezwungen sind, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Produktivitäts- und Mitarbeiterinteressen zu finden.
• Zunehmende Mitarbeiterbeteiligung, Individualisierung und Flexibilisierung bringen zwangsläufig eine Steigerung der Komplexität mit sich. Moderne Technologie und Digitalisierung sorgen dafür, dass die Komplexität beherrschbar bleibt und nicht zu einer Zusatzbelastung der Planer führt.

Wir haben dank der lebhaften Teilnahme und der hohen Fachexpertise eine inhalts- und ergebnisreiche Diskussion erlebt. Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern und freuen uns, mit Ihnen zu diesem interessanten Thema in Kontakt zu bleiben!