Die schönste Zeit des Jahres: der Urlaub

Für viele von uns fängt er bald an, der Jahresurlaub. Für einige aber auch nicht, obwohl sie jetzt gerne in Urlaub gegangen wären. Wieder andere haben ihn bereits hinter sich, und hätten ihn viel lieber noch vor sich gehabt.

Eine faire Lösung zu finden, ist schwierig

Die Urlaubsplanung ist im Unternehmen oft ein heikles Thema. Vor allem deshalb, weil es schwierig ist, eine faire Lösung zu finden. Die jährliche Anzahl Urlaubstage bei Vollzeit ist zwar vertraglich geregelt, nicht aber ihre zeitliche Verteilung im Jahresverlauf.

Das Dilemma einer fairen Jahresurlaubsplanung beginnt bereits damit, einen Konsens zu finden, nach welchen Kriterien die Urlaubswünsche der Mitarbeiter gewährt oder abgelehnt werden.

Noch schwieriger als die Verständigung darauf, was Fairness beinhaltet, ist es, sie tatsächlich in der Planung umzusetzen. Grundsätzlich gilt das für alle Betriebe, im Besonderen aber für vollkontinuierlich arbeitende Schichtbetriebe. Das hat vor allem damit zu tun, dass Angebot und Nachfrage nach Urlaub zeitlich höchst selten gut zusammenpassen. Verantwortlich dafür ist die Abhängigkeit der Urlaubsplanung vom zeitlichen Verlauf des Arbeitszeitbedarfs.

Arbeitszeitbedarf als Einflussgröße

Wann wieviel Arbeitszeiteinsatz zur Erbringung des erforderlichen Servicelevels notwendig ist, bestimmen die jeweiligen Geschäftstreiber eines Unternehmens. In der Bodenabfertigung an Flughäfen sind das vor allem die Flüge, an Häfen die Containerschiffe, in der Gastronomie und Hotellerie die Gäste, im Einzelhandel und bei Callcentern die Kunden und im Krankenhaus die Patienten.

In vielen Schichtbetrieben wird die Personaleinsatzplanung von starken Arbeitszeitbedarf­schwankungen geprägt, nicht nur im Tages- und Wochenverlauf, sondern auch im saisonalen Jahresverlauf. In den meisten Fällen ist es das Ziel einer Urlaubsplanung, trotz durch Urlaub reduzierter Personalkapazität ein bestimmtes vorgegebenes Serviceniveau zu gewährleisten.

Daraus ergibt sich im Umkehrschluss, dass nicht nur der Arbeitszeitbedarf im Jahresverlauf schwankt, sondern – bedarfsorientierte Planung unterstellt – auch das maximal zu gewährende Volumen an Urlaubstagen. Anders ausgedrückt: In Zeiträumen, in denen der Arbeitszeitbedarf aufgrund der Entwicklung der Geschäftstreiber besonders hoch ist, sollte entsprechend weniger Urlaub geplant werden als in bedarfsschwächeren Zeiträumen.

Von der Arbeitszeitbedarfsseite des Unternehmens her betrachtet, ergibt sich somit in der Regel ein relativ klares Bild, wann maximal wie viele Mitarbeiter in Urlaub gehen können – vorausgesetzt, es liegen valide Prognosen zum saisonalen Arbeitszeitbedarf vor. Wenn das nicht der Fall ist, fehlt eine entscheidende Grundlage für eine betriebswirtschaftlich sinnvolle Urlaubsplanung.

Was aber, wenn die Spitze des Arbeitszeitbedarfs ausgerechnet in Zeiträumen erreicht wird, in denen besonders viele Mitarbeiter Urlaub haben möchten? Und was, wenn Urlaub genommen werden soll, aber keiner möchte?

Persönliche Bedürfnisse der Mitarbeiter als Einflussgröße

Den wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens stehen die persönlichen Urlaubswünsche der Mitarbeiter gegenüber. Sie sind im Allgemeinen völlig unabhängig vom Arbeitszeitbedarf und beruhen ausschließlich auf persönlichen Präferenzen, die insbesondere durch individuelle Lebensumstände geprägt sind.

Wer keine oder keine schulpflichtigen Kinder hat, möchte vielleicht gerne außerhalb der Hauptsaison kostengünstig Urlaub machen. Wer dagegen schulpflichtige Kinder hat und wegfahren möchte, kann das nur während der Schulferien. Unabhängig davon können Mitarbeiter Urlaub brauchen, da die Kinderbetreuung durch Dritte ausfällt, zum Beispiel weil Kindergarten oder Schule geschlossen sind oder die Großeltern ausfallen.

Eine zunehmend größer werdende Rolle spielt auch die Abhängigkeit des Urlaubs von der Versorgung pflegebedürftiger Angehöriger. Sei es, weil für die Pflege Urlaub benötigt wird, oder die Pflege nur in bestimmten Zeiträumen von anderen übernommen werden kann, so dass nur dann Urlaub möglich ist.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Abstimmung des Urlaubs mit dem Partner, um den Urlaub gemeinsam verbringen zu können. Arbeiten beide im gleichen Unternehmen, ist es zumindest grundsätzlich möglich, die Urlaubsplanung direkt darauf abzustimmen. Ist das nicht der Fall, wird die Abstimmung zwangsläufig komplizierter. Gleiches gilt, wenn ein Mitarbeiter mehrere Beschäftigungsverhältnisse ausübt.

Und schließlich gibt es noch spezielle Urlaubswünsche, bei denen das Reiseziel oder der Anlass ausschlaggebend sind. Neuseeland im November zu bereisen, ist für die meisten reizvoller als im Juni. Auch ein Familienfest, das zu einem festen Termin stattfindet, fällt in diese Kategorie.

Kriterien für eine faire Urlaubsvergabe

Im Zentrum der Bemühungen um eine möglichst faire Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche stehen vor allem die Kriterien nach denen Urlaubswünsche erfüllt oder abgelehnt werden. In vielen Unternehmen gibt es Regelungen, nach denen Mitarbeiter eine höhere Priorität haben, wenn sie – insbesondere schulpflichtige – Kinder haben, schon lange im Unternehmen beschäftigt sind (Senioritätsprinzip), in der Vergangenheit nicht nach Wunsch Urlaub nehmen konnten oder sonstige besonders dringliche soziale Gründe haben. Nicht selten fließt auch die Bereitschaft der Mitarbeiter zur freiwilligen Übernahme kurzfristiger Dienste ein.

Gestaltungsmöglichkeiten der Urlaubsplanung

Dennoch kann man es bei der Urlaubsplanung nicht allen recht machen. Zum Beispiel, wenn der Arbeitszeitbedarf im Januar und Februar besonders niedrig ist, aber nur wenige Mitarbeiter dann auch Urlaub haben möchten. Umgekehrt möchten in den Schulferien und Weihnachten meist deutlich mehr Mitarbeiter Urlaub, als es das Serviceniveau zulässt.

Die Möglichkeiten eines Unternehmens, die Mitarbeiter zufrieden zu stellen, sind in diesen Fällen begrenzt. Letztlich sind die Gestaltungsoptionen vom notwendigen Serviceniveau abhängig. Es lässt sich mathematisch zeigen, dass eine kontinuierliche Besetzung bei vollkontinuierlichem Schichtbetrieb nur möglich ist, wenn von jeweils 8 Mitarbeitern höchstens ein Mitarbeiter Urlaub hat.

Bedeutsam ist diese Erkenntnis auch, wenn spezielle Funktionen nur von bestimmten Mitarbeitern besetzt werden können. Dann reicht es nicht, die Urlaubsplanung auf Basis des Gesamtbedarfs an Arbeitszeit durchzuführen. Vielmehr muss eine Differenzierung nach den jeweils relevanten Funktionen erfolgen.

Neben der Jahresurlaubsplanung, die oft zu festgelegten Zeitpunkten für das gesamte Jahr durchgeführt wird, muss zudem über kurzfristige Anfragen nach einzelnen oder wenigen Tagen Urlaub entschieden werden. Dabei ist egal, ob es sich um einen regulären Urlaubsanspruch oder um Sonderurlaub handelt, zum Beispiel wegen langer Betriebszugehörigkeit, Kompensation von Mehrarbeitszeit oder ähnlichem.

Die Details zur Regelung der Urlaubsvergabe sind meist Gegenstand einer Betriebsvereinbarung. Das schafft Klarheit darüber, auf welcher Grundlage der Urlaub zu vergeben ist. Es garantiert aber leider nicht, dass am Ende alle Mitarbeiter zufrieden sind. Letztlich steht die Urlaubsplanung stark unter dem Einfluss wirtschaftlicher Kriterien. Soziale Bedürfnisse der Mitarbeiter, Arbeitszeitproduktivität und Serviceniveau stehen in unmittelbarer Konkurrenz zueinander.

Deshalb ist es wichtig, den Prozess der Urlaubsvergabe transparent und nachvollziehbar zu gestalten, idealerweise mit spezialisierter Software. So gelingt die schönste Zeit des Jahres am besten.

Und welche Urlaubspläne haben Sie für das nächste Jahr?