Die schönste Zeit des Jahres: der Urlaub

Für viele von uns steht der Jahresurlaub vor der Tür. Einige bedauern jedoch, dass sie nicht jetzt schon verreisen können, während andere ihren Urlaub bereits hinter sich haben und ihn lieber noch vor sich gehabt hätten.

Die Urlaubsplanung ist in Unternehmen oft ein heikles Thema, insbesondere weil es schwierig ist, eine faire Lösung zu finden. Die jährliche Anzahl an Urlaubstagen ist zwar vertraglich geregelt, jedoch nicht deren Verteilung im Jahresverlauf.

Das Dilemma einer fairen Urlaubsplanung beginnt bereits damit, die Kriterien festzulegen, nach denen die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden genehmigt oder abgelehnt werden sollen. Noch schwieriger ist es, diese Kriterien tatsächlich in der Planung umzusetzen. Das betrifft alle Betriebe, besonders jedoch Schichtbetriebe, die rund um die Uhr, also vollkontinuierlich, arbeiten. Hier stimmen Angebot und Nachfrage nach Urlaub selten überein, da die Urlaubsplanung stark vom Arbeitszeitbedarf abhängt.

Wann und wie viel Arbeitszeiteinsatz zur Erbringung des erforderlichen Servicelevels notwendig ist, bestimmen die jeweiligen Geschäftstreiber eines Unternehmens. In der Bodenabfertigung an Flughäfen sind es vor allem die Flüge, in Häfen die Containerschiffe, in der Gastronomie und Hotellerie die Gäste, im Einzelhandel und bei Callcentern die Kunden und im Krankenhaus die Patienten.

In vielen Schichtbetrieben wird die Personaleinsatzplanung von starken Arbeitszeitbedarfschwankungen geprägt – nicht nur im Tages- und Wochenverlauf, sondern auch im saisonalen Jahresverlauf. Das Ziel der Urlaubsplanung ist es, trotz reduzierter Personalkapazität durch Urlaub ein bestimmtes Serviceniveau zu gewährleisten.

Daraus ergibt sich, dass nicht nur der Arbeitszeitbedarf im Jahresverlauf schwankt, sondern – bedarfsorientierte Planung vorausgesetzt – auch das maximal zu gewährende Volumen an Urlaubstagen. In Zeiten mit hohem Arbeitszeitbedarf sollte entsprechend weniger Urlaub geplant werden als in bedarfsschwächeren Zeiten.

Den wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens stehen die persönlichen Urlaubswünsche der Mitarbeitenden gegenüber.

Im Zentrum der Bemühungen um eine faire Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche stehen die Kriterien, nach denen Urlaub gewährt oder abgelehnt wird. In vielen Unternehmen gibt es  Regelungen, wie bei der Bewilligung vorgagengen wird:

• Schulpflichtige Kinder: Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern erhalten oft Vorrang, um sicherzustellen, dass sie während der Schulferien Urlaub nehmen können. Dies ist besonders wichtig, da diese Zeiträume stark nachgefragt sind und alternative Betreuungsmöglichkeiten fehlen.
• Betriebszugehörigkeit: Langjährige Mitarbeitende haben in vielen Unternehmen eine höhere Priorität bei der Urlaubsvergabe.
• Dringende soziale Gründe: Mitarbeitende mit besonderen sozialen Bedürfnissen, wie etwa pflegebedürftigen Angehörigen, erhalten ebenfalls bevorzugt Urlaub.
• Freiwillige Übernahme kurzfristiger Dienste: Mitarbeitende, die bereit sind, kurzfristige Dienste zu übernehmen oder in dringenden Fällen einzuspringen, werden oft bei der Urlaubsvergabe bevorzugt.
• Faire Rotation: Einige Unternehmen setzen auf ein Rotationssystem, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden im Laufe der Zeit gleichberechtigt Urlaub zu verschiedenen Zeiten nehmen können.
• Erst-Urlaubswunsch und Wiederholung: Einige Unternehmen berücksichtigen, ob ein Mitarbeitender in der Vergangenheit seinen Urlaubswunsch nicht erfüllen konnte, und geben diesem Mitarbeitenden in der folgenden Periode Vorrang. Dies sorgt für eine gerechtere Verteilung über die Jahre hinweg.
• Besondere Anlässe: Urlaubswünsche zu besonderen Anlässen wie Hochzeiten, runden Geburtstagen oder speziellen Reiseplänen.

Durch die Berücksichtigung dieser Kriterien wird versucht, eine Balance zwischen den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den betrieblichen Erfordernissen zu finden. Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Urlaubsvergabe sind dabei entscheidend, um Akzeptanz und Zufriedenheit im Team zu gewährleisten. Eine klar kommunizierte Urlaubsregelung und der Einsatz spezialisierter Software können dabei helfen, diesen Prozess zu optimieren.

Dennoch wird es nie gelingen, allen Mitarbeitenden ihre Wünsche zu erfüllen. Beispielsweise ist der Arbeitszeitbedarf im Januar und Februar häufig niedrig, aber nur für wenige Mitarbeitende ist dieser Zeitraum attraktiv für Urlaub. Umgekehrt sind die Schulferien und an Weihnachten sehr bliebe Urlaubszeiten.

Die Möglichkeiten, die Mitarbeitenden zufriedenzustellen, sind begrenzt und hängen vom zu erreichenden Serviceniveau ab. In einem Unternehmen mit vollkontinuierlichem Schichtbetrieb, können immer nur wenige Mitarbeitende gleichzeitig Urlaub nehmen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Bei acht Mitarbeitenden darf höchstens eine Person in Urlaub sein, um das erforderliche Serviceniveau zu gewährleisten.

Zusätzlich geht es nicht nur um die Anzahl der verfügbaren Mitarbeitenden sondern auch um deren Funktionen oder Qualifikationen.  Muss pro Schicht bspw. ein Brandschutzhelfer eingeplant sein, muss das auch in der Urlaubsplanung berücksichtigt werden.

Neben der Jahresurlaubsplanung, die oft zu festgelegten Zeitpunkten für das gesamte Jahr durchgeführt wird, müssen auch kurzfristige Urlaubsanfragen berücksichtigt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um regulären Urlaub oder Sonderurlaub handelt, etwa wegen langer Betriebszugehörigkeit oder Kompensation von Mehrarbeit.

Die Details zur Urlaubsvergabe sind meist in einer Betriebsvereinbarung festgelegt. Diese schafft Klarheit über die Vergabegrundlagen, garantiert jedoch nicht, dass alle Mitarbeitenden zufrieden sind. Die Urlaubsplanung steht stark unter dem Einfluss wirtschaftlicher Kriterien, wobei soziale Bedürfnisse, Arbeitszeitproduktivität und Serviceniveau in Konkurrenz zueinander stehen.

Deshalb ist es wichtig, den Prozess der Urlaubsvergabe transparent und nachvollziehbar zu gestalten, idealerweise mit spezialisierter Software. So gelingt die schönste Zeit des Jahres am besten.